利用Excel 2003 中共用活頁簿功能

天殺孤星

利用Excel 2003 中共用活頁簿功能
　　總公司每個月的銷售統計工作是辦公室人員最頭痛的事，通常都是由銷售部把銷售情況錄入到Excel的工作表中，然後再傳回公司由辦公室，將這些工作表拷貝到一個工作簿中，最後進行集中處理。由於公司要求在每月的一號會議上拿出上月的銷售統計表，而銷售部卻要在每月的最後一天的下午下班後才能把本月的銷售情況上傳，其實辦公室只有一晚上的時間來進行匯總、統計。考慮到辦公室人員在一晚上很難將統計表做好，公司宣佈每個銷售點的主管在月末那一天到總公司協助辦公室進行統計。但是，統計匯總的表格只能一個人進行，人多了也是站著看。其實，我們可以利用Excel 2003的共用活頁簿功能來協同辦公。

　　在“工具”功能表中單擊“共用活頁簿”命令，然後選擇“編輯” 選項卡，選擇“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合併”核取方塊，在“進階”選項卡中可以對“自動更新間隔”、“用戶間修訂衝突解決方法”以及“個人視圖屬性”等進行設定，在通常情況下，“進階”選項卡中的各個參數可直接使用系統預設值，然後單擊“確定”即可。出現提示時，保存工作簿。在“檔案”功能表中單擊“另存為”，然後將共用活頁簿保存在共用檔案夾內。然後將各個工作表分別命名為各部門的名稱，如“一分店”、 “二分店”等。

　　提示 這時標題欄中的檔案名後會多出“共用”兩字，表示共用活頁簿設定成功。

　　在進行操作時，要求每個分店的工作表只能由該分店的負責人編輯，其他人只有讀的許可權。單擊“工具→保護→允許用戶編輯區域”，在打開的視窗中單擊“新建”按鈕，進入”新區域”對話方塊。在“新區域”表單的“標題”框中輸入用戶名，單擊“引用單格”輸入框右側的按鈕，按“Ctrl+A”組合鍵，就可以使全表區域引用“=1:65536”進入輸入框。在“區域密碼”框中輸入密碼，按“確定”彈出確認視窗，重新輸入密碼，回到“允許用戶編輯區域”對話方塊，最後單擊“確定”按鈕。不同的工作表對應不同的用戶，重複上述步驟即可為其他工作表設定編輯區域和密碼。

　　如果同一工作表中的不同部分(如某些行或列)也需要指定不同的用戶，只須在“允許用戶編輯區域”對話方塊中單擊“新建”按鈕，按照上述步驟選擇相應的區域即可。

　　單擊“工具→保護→保護工作表”功能表命令，打開“保護工作表”對話方塊，在 “取消工作表保護時使用的密碼”框內輸入密碼，然後單擊“確定”即可。

　　如果不進行這步操作，則任何用戶都可以打開“允許用戶編輯區域”對話方塊，從而取消或更改剛才已經設定好的編輯區域。如果工作簿中有多個工作表需要設定編輯區域，我們就要分別設定，以保護各個工作表。另外，這步操作必須在設定工作簿共用之前進行。

    各分店在提交資料時，取消對該工作表的保護(依次選擇“工具→保護→撤銷工作表保護”功能表命令)，輸入密碼後即可在自己擁有許可權的工作表內進行編輯，對其他沒有授權的區域只能檢視內容。


　　這時，各個部門只要進入該共用檔案夾，打開名為共用的Excel檔案，進入以本部門命名的工作表就可以輸入資料了。各個工作表之間完全透明，一個部門同時可以檢視其他部門的最新整改進度。可以檢查當前誰正在編輯共用活頁簿，並使用自動更新來保持更改監視。對於正在使用的共用活頁簿，如果顯示”共用活頁簿”對話方塊(“工具”功能表的“共用活頁簿”命令)，“編輯”選項卡中將列出當前打開該工作簿的所有用戶。請使用“進階”選項卡的“更新”區域來獲取定期更新(可根據需要選擇更新頻率)。

　　提示 只能看到用戶已保存的更改；Excel 不會顯示用戶尚未保存的更改。在工作簿共用之後，Excel中的某些設定就無法更改了。